[數位工作力#1] 如何做好名片管理？

如果要問上班族平常會遇到哪些困擾，我相信──該怎麼做好該死的名片管理，肯定名列前茅。

人在江湖飄，哪有不挨刀交換名片的道理？但問題是換來一大堆名片，又該如何管理、收納呢？收納可能還算簡單，我們都看過很多的業務員或記者朋友，直接用橡皮筋捆起一疊又一疊的名片，然後就扔在抽屜深處。如果講究一點的話，當然也可以買幾個名片盒或名片簿來存放。

但是，名片管理該怎麼辦呢？

老實說，在職場行走的這些年，大概除了請秘書代勞這一招還沒用過，其他的方法我幾乎都試過了！舉凡是用名片掃瞄機或App來管理，或是用手機拍照，甚至是一律存放在Evernote或Google的雲端資料庫裡，這些事情我都經歷過！整理名片不但辛苦又曠日廢時，往往也難以持久。

不知道你有沒有類似的經驗？明明都已經花時間整理歸檔了，卻在要緊的時候還是找不到聯絡人的資料！

瞧，這是不是辦公室裡常見的場景呢？

我還記得以前任職媒體的時候，有位資深記者還曾發動全編輯部的同仁幫忙，大夥兒扔下手邊的工作，開始從數千張的名片中逐一過濾，只為了找到多年前的某個採訪對象的聯絡方式。

這個經驗實在太慘痛，到今天還印象深刻！前幾年趕上App流行的風潮，我甚至想過開發一個人脈管理的手機軟體，甚至連線框圖和操作介面都設計好了！（如果還有人有興趣，也歡迎跟我聯絡唷！）

我知道有些人習慣在收到名片的時候，順手在名片背後註記一些關鍵資訊（比方：相遇的場合、任職的產業別、有無共同的朋友等等），老實說，我覺得這是不錯的方式！但一來我不想破壞名片的美感（我連書都捨不得畫線了，自然也沒有在名片上頭註記的習慣），二來在這個數位時代，這種方式總還是感覺有些許的不便。

雖然App還沒開發成功，倒是讓我找到一個簡單又方便的方法。自從我這樣做之後，再也不曾發生在關鍵時刻找不到聯絡資訊的事情了！

寫封信，留下數位足跡

好了，就不賣關子了！其實，我的名片管理方法很簡單，就是收到名片的當天，無論再累再忙，我都盡量寫一封簡短扼要的問候信給對方。上面不但載明相遇的場合和機緣，也有彼此的聯絡方式和關鍵資訊。

這封信該寫些什麼？
✔ 和新朋友相識的機緣、場合。
✔ 簡單的自我介紹，記得附上聯絡方式。
✔ 希望未來能夠保持聯繫，以便可跟對方請益。

這不但是一種職場的禮儀，也是透過寫信的方式加深自己與這位新朋友的印象。當然更重要的是因為留下了「數位足跡」，之後便「有跡可尋」。

拜Google大神所賜，現在的搜尋技術實在太方便也太強大了！只要我的Gmail永保安康，名片管理這個難解的習題自然也就迎刃而解了。

親愛的上班族朋友，您還在為做好名片管理而煩惱嗎？要不要來試試我這個留下「數位足跡」的方法呢！省下買名片掃瞄機或App的錢，還可以跟朋友喝杯咖啡聯絡一下感情唷！


★ 圖片來源：Geraldine Lewa